Dans le monde de la technologie et des affaires, il est courant qu'un projet soit ralenti par des problèmes de communication. Les moyens de communication n'ont jamais été aussi rapides et disponibles. Pourtant, on se frappe sensiblement aux mêmes enjeux qu'aux débuts de l'humanité. Nos interlocuteurs nous accusent de ne pas les avoir compris. On nous demande de deviner leurs attentes en lisant entre les lignes ou en se fiant au fameux 'bon sens'. Ou on nous reproche d'avoir dit quelque chose que nous n'avons effectivement jamais dite ni pensée.

Encore pire, les problèmes de communication amènent souvent leur lot de frustrations. Ils ajoutent de la friction et de l'inconfort à des situations parfaitement inoffensives. Par exemple, il nous est tous arrivé de croire qu'un collègue minait volontairement nos efforts alors qu'il ne comprenait tout simplement pas nos attentes. En relisant le email qu'on lui avait envoyé, on réalise que notre demande pouvait être interprétée de plusieurs façons différentes... et c'est ce qui s'est passé !

La solution d'un prof de philo

Dans un plan de cours, un prof de philosophie de NYU (New York University), explique à ses étudiants comment écrire leurs travaux. Ils doivent s'imaginer que leurs lecteurs sont paresseux, stupides et méchants.

En s'imaginant un lecteur paresseux, on écrit un texte clair et simple. Ce lecteur détestera vos longues phrases confuses. Si vous hésitez à demander directement ce que vous voulez, il ne fera pas l'effort de deviner. Soyez explicite. Utilisez des phrases courtes. Utilisez des mots simples ayant une seule interprétation possible.

En s'imaginant un lecteur stupide, on prendra la peine de tout expliquer en détail. Ce lecteur n'a sûrement pas lu Proust, alors soyez futé et évitez de lui parler de la madeleine ... Aussi, c'est perdu d'avance si vous osez référer à des notions complexes et denses. Il faut lui donner l'information en petites bouchées. Osez omettre les détails.

En s'imaginant un lecteur méchant, vous saurez qu'il n'aura aucune pitié envers vous. Il ne sera pas charitable. Si vous lui fournissez une information discutable, il utilisera cette faille pour provoquer une argumentation et ralentir le processus. Alors, avant d'envoyer un email important : relisez-le et peaufinez vos phrases afin d'exclure toute possibilité d'interpréter votre propos de différentes façons. Il est fort probable qu'un lecteur méchant choisira l'interprétation vous étant la moins favorable.

Une leçon d'empathie

Attention de ne pas pousser cette expérience à l'extrême et prendre effectivement vos collabateurs pour des cons. Votre objectif est de mener vos tâches à terme. Vous désirez effectuer votre travail de façon impeccable et professionnelle. En fait, cet objectif est fort probablement partagé par l'ensemble de vos collègues.

Pour communiquer afin d'être compris, il faut se mettre dans la peau de son interlocuteur. Comme nous, il a ses propres priorités et un état d'esprit qui lui est propre. On doit se demander franchement : que ferais-je si je recevais une communication confuse et brouillonne ? est-ce que cette personne qui n'a même pas pris la peine de se relire mérite que j'interrompe mon travail et fasse l'effort de comprendre ce qu'elle a voulu dire ?

Si tu as voulu dire X, pourquoi ne l'as-tu simplement pas dit ?

Sources :

Lee LeFever (2016), Writing Help: Imagine Your Audience is Lazy, Stupid and Mean

Jim Pryor (2012), Guidelines on Writing a Philosophy Paper